Cuando una empresa crece y es necesario repartir las funciones y actividades, un instrumento que ayudan a lograrlo son las descripciones de cargo. Pese a que son documentos sencillos en su estructura, pueden surgir dudas al momento de construirlas.
A continuación, presentamos una guía sencilla para comenzar a construir una descripción de cargo que realmente ayude a la gestión y la toma de decisiones de tu empresa.
Lo primero es señalar que descripción de cargo corresponde al documento completo; perfil de cargo por su parte, hace referencia a la sección que explicita los requisitos que debe cumplir el ocupante en términos de formación experiencia conocimientos y otras condiciones.
- Identificación
Obviamente la primera parte de un documento son los datos que permitan contextualizarlo. Acá debiésemos encontrar:
- Nombre del cargo
- área o Unidad a la que pertenece
- Cargo al que reporta (que cargo es su jefe)
- A que cargos supervisa
Ejemplo:
- Objetivo del cargo
El objetivo del cargo es la respuesta a la pregunta ¿Para que existe el cargo en la organización? siendo honestos, esta es una respuesta que es difícil construir de buenas a primeras, ya que necesita comprensión profunda del cargo y sobre todo, implica el desafío cognitivo de resumir en pocas palabras los múltiples aspectos que conlleva el ejercicio del cargo. La sugerencia, es dejar esta parte para el final: es más fácil llegar a este punto luego de haber revisado las responsabilidades y otras secciones.
- Responsabilidades
Este es el plato principal. Esta sección es la respuesta a cómo el ocupante del cargo logra el objetivo de este; Hablamos de responsabilidades porque obviamente en el caso de profesionales solo es posible definir que es lo que hay lograr, pero no la manera de hacerlo (a diferencia de cargos operativos, donde lo que se describe es la manera de hacer el trabajo).
Para redactar adecuadamente una responsabilidad, debiésemos considerar la siguiente estructura: Verbo + Criterio + condición. Ejemplo: Asegurar que las comunicaciones de la empresa estén alineadas con las estrategia y plan comunicacional.
- Competencias
Esta sección solamente es posible completarla si existe previamente un diccionario de competencias. Esto permite que en la descripción de cargo incluyamos los títulos de las competencias y el nivel en que estas deberían estar desarrolladas, en vez de una descripción extensa. Completar esta sección tiene un cierto grado de complejidad para lograr que la cantidad de competencias incluidas no sea excesiva (no mas de 5 o 7) y además estas sean pertinentes al propósito y las responsabilidades del cargo.
- Metas
No siempre es posible o pertinente tener metas, además que estas pueden ser modificadas en el corto plazo. Sin embargo, agrega valor para el ocupante del cargo el tener una referencia acerca de cuales son los ámbitos o los logros específicos que el cargo debe lograr para contribuir a la empresa, aunque el indicador (número) pueda cambiar en el corto plazo.
- Formación
En esta sección incluiremos todos aquellos conocimientos que se obtienen a través de la enseñanza formal, por ejemplo, títulos profesionales certificaciones estudios de pre y posgrado u especialización.
aquí aparece una distinción importante y es entre formación mínima y formación deseable. Mínima tal como su nombre lo sugiere consideraremos aquellos grados o certificaciones que el ocupante debe poseer como requisito fundamental para desempeñar el cargo. las deseables serán aquellas que si una persona no las posee igual podría ocupar el cargo y obtener las más adelante. esta distinción es importante para cuando usamos las descripciones de cargo en los procesos de selección, así nos ayuda a distinguir entre aquellos candidatos que poseen el mínimo y aquellos que se destacan.
También es posible y deseable incluir una sección de conocimientos, es decir cosas que el ocupante debería saber o manejar, pero para los cuales no tiene necesariamente una certificación o estudios formales. Ejemplo típico de esto es el uso de MS Office u otras tecnologías cuyo manejo puede ser adquirido en el ejercicio.
- Experiencia
Al igual que en el caso anterior la experiencia puede ser Clasificada entre experiencia mínima y experiencia deseable.
Esta sección de la descripción del cargo es recomendable que sea completada por un ocupante del cargo que tenga un alto nivel de senioroty, y pueda hacer una evaluación realista acerca de los años de experiencia para desempeñarse en el cargo. si ponemos la vara muy baja no nos ayudará a encontrar al ocupante ideal, y si ponemos la vara muy alta podemos no encontrar a la persona indicada.
- Contexto del cargo
Por último, el contexto del cargo es una descripción pormenorizada acerca de las condiciones que podría encontrar el ocupante al momento de desempeñar el cargo. Por ejemplo, algunas empresas utilizan el sistema de turnos; esta sección podría servir para señalar que en algunas ocasiones el trabajo podría desarrollarse en el turno nocturno, que se trata de un entorno ruidoso o expuesto a potenciales riesgos; o alguna otra condición del cargo o del entorno que no ha sido mencionada anteriormente.
Esta parte de la descripción del cargo es particularmente útil para presentarle a los candidatos de un proceso de selección cómo es en la práctica en el ejercicio del cargo, y de esta manera pueden modular sus expectativas a lo que realmente van a encontrar en el trabajo. esto puede tener un enorme impacto en reducir la rotación y la decepción durante los primeros días del contrato.
Por último, es deseable que el proceso de levantamiento y desarrollo de las descripciones sea realizado por profesionales externos, con experiencia en este trabajo y que den una mirada que permita que las descripciones sean construidas según lo que la empresa necesita, mas que lo que el ocupante temporal del cargo estima conveniente.
