Cada correo electrónico que envía es una gota en el océano. De acuerdo a este estudio, los profesionales dedican aproximadamente 16 horas a la semana solo a leer correos (2 jornadas completas!) y la mayoría envíe y recibe 100 correos diarios aproximadamente.
Debido a esto, los destinatarios tienen solo unos segundos para decidir si nuestro correo electrónico vale la pena ser leído, identificando su contenido esencial.
Separar lo accesorio de lo importante se vuelve fundamental, por eso hay maneras para asegurarnos que nuestro mensaje será leído:
1. Tener un objetivo claro
El único propósito de un correo electrónico laboral es crear un cambio en quien lo lee.
Antes de enviar un correo electrónico, pregúntese: «¿Qué deseo que hagan los destinatarios?» Hay dos respuestas posibles: Responder a la solicitud («¿Puede decirme cuál de estos dos logotipos prefiere?») O actuar (Ej: » Aquí están los pasos requeridos para implementar el proyecto. «) Si no espera respuesta ni acción, entonces está contribuyendo al desorden: No envíe el correo electrónico.
2. Escribir corto y preciso
Su correo electrónico debe tener 250 palabras como máximo. Según el proveedor de correo electrónico Boomerang, cada palabra sobre las 125, disminuye las tasas de respuesta de correo electrónico. Si tiene más que decir, añada un vínculo a un documento más detallado o, solo si es absolutamente necesario, adjunte uno.
3. Que el asunto diga algo importante
Es mas probable que sus destinatarios abran correos electrónicos cuyas líneas de asunto explican lo que sigue (por ejemplo, «Propuestas que nos permitirán cumplir con la fecha límite«). Recuerde que la línea de asunto se convierte en el tema de los hilos de respuestas. Si escribe en el asunto del correo electrónico «Cosas que me preocuparon esta mañana», nadie sabrá si hoy es importante ni podrá encontrarlo para referirse a él más tarde.
4. Ir directamente al grano
Olvídese de las frases de saludo amistosas. Las primeras dos o tres frases – no más de 20 palabras – deben explicar exactamente de qué se trata el correo electrónico. Por ejemplo, cuando el periódico Boston Globe cambió proveedores de entrega en diciembre del año pasado, encontró que la nueva compañía no podía entregar todos los diarios a tiempo. Aquí están las primeras frases de el correo electrónico que Scott Steeves, gerente de la empresa, envió a sus trabajadores para pedir su ayuda:
Estimados:
Estamos en modo crisis. Estoy seguro de que todos ustedes se enteraron de que los diarios no fueron entregados la semana pasada. Estamos buscando gente para trabajar esta noche entregando diarios en el área de Newton.
Funcionó. Docenas de reporteros y otros empleados sacaron el periódico del domingo en las primeras horas de la mañana.
5. Piense mas allá de los párrafos.
Las personas que están ocupadas se no leen los correos electrónicos. Ayúdelos a averiguar de qué se trata el suyo. Si es posible, incluya encabezados, viñetas, gráficos y vínculos. Son mucho más atractivos que una pared de párrafos.
6. Apéguese a un tema.
Las personas etiquetan los correos electrónicos y los utilizan como una lista de tareas pendientes. Si está abordando temas diferentes, cree correos electrónicos distintos y envíelos a listas separadas.
7. Escriba como un ser humano.
No se complique con jerga técnica o formalidades y sólo diga lo que está necesita, en palabras simples. Si les está escribiendo a sus clientes, valorarán una descripción escrita para ayudarlos, no para intimidarlos. Y si usted es el jefe, su gente va a estar mas agradecida si el mensaje no requiere un decodificador para ser entendido.
8. No escriba correos desde su teléfono.
Una cosa es estar moviéndose y al mismo tiempo estar leyendo y respondiendo correos. Pero si está redactando un mensaje para enviar a varias personas, probablemente sea mejor revisarlo y editarlo antes de ser enviado, y eso es mucho más fácil de hacer en una computadora.
9. Responda solo a los remitentes, no a todo el mundo.
Transforme en un hábito hacer clic en «Responder» en vez de «Responder a todos». A menos que todos los demás se beneficien de su respuesta, sólo el remitente tiene que verlo. Y evitará las típicas vergüenzas del «Responder a todos».
10. Y finalmente, considere hablar con la gente.
Muchas veces, una conversación es mucho más productiva y eficiente que una cadena de correos electrónicos. Si está frustrado con la incapacidad de la gente para entender lo que está recibiendo, quizás sólo debe caminar o levantar el teléfono.
